Você já se viu no final do dia se perguntando o que exatamente conseguiu?
Isso acontece com você de forma consistente?
Se a resposta for sim, você não está sozinha. Proprietárias de pequenas empresas, empreendedoras individuais, freelancers e outras que trabalham por conta própria lutam com esse sentimento o tempo todo. Pode parecer uma façanha incrível terminar o dia sabendo que você foi produtiva.
Para a maioria de nós, nunca parece que temos horas suficientes durante o dia. Mas a realidade é que você tem o tempo que precisa – está apenas realizando tarefas não essenciais que sobrecarregam você e atrapalham o que é importante.
Quando você gira dessa maneira, mesmo seus melhores esforços não aproximam mais de seus objetivos. É como se você estivesse correndo em uma esteira: não importa o quanto você se esforce, nunca irá a lugar algum.
Se você trabalha por conta própria, não pode se arriscar a gastar minutos preciosos no seu dia.
Em vez de tentar encontrar mais tempo, você precisa gerenciar melhor o tempo que já possui.
Com essas três estratégias simples de gerenciamento de tempo você pode aplicar no seu trabalho – todos os dias, todas as semanas e todos os meses. A chave é pensar nessas estratégias como que seguem uma ordem passo a passo:
- Etapa 1 – Priorizar
- Etapa 2 – Plano
- Etapa 3 – Produzir
Etapa 1 – Priorizar
Aprender a priorizar adequadamente é a maneira número um de aumentar sua produtividade em dez vezes. Todos sabemos como fazer uma lista de tarefas, mas isso não é suficiente. Você precisa descobrir quais itens são essenciais e quais não são importantes.
Comece fazendo uma lista de tudo o que você precisa fazer hoje. Não se preocupe com prioridade agora; apenas escreva tudo.
Quantos itens você tem? Se você tiver mais de sete ou oito, precisará cortar sua lista. Tire todas as tarefas que você executa todos os dias, como verificação de e-mail. Você também pode retirar qualquer coisa que aconteça independentemente, como uma ligação que está esperando.
Olhe para a sua lista e pergunte-se: “Se eu fizer apenas uma coisa hoje, o que deve ser?” Coloque isso no topo da sua lista.
Agora, olhe para os outros itens e repita para a segunda tarefa. Continue fazendo isso e, eventualmente, você terminará com uma lista de coisas que precisa fazer em ordem de importância.
Uma maneira de priorizar sem se atolar em tarefas desnecessárias é considerar o resultado direto que cada tarefa terá nos seus negócios. O que afetará direta ou indiretamente sua renda e suas metas? Essas são suas tarefas de alto impacto e devem ser sua maior prioridade para gerenciamento do seu tempo.
Dicas para refinar sua lista de tarefas
Abordamos o método mais simples para organizar tarefas diárias, mas às vezes isso não é suficiente. Aqui estão algumas dicas para refinar ainda mais sua lista:
Classificar itens: Crie um sistema de pontuação e classificação. Por exemplo:
- Precisa ser feito hoje
- Deve ser feito hoje
- Não precisa ser feito hoje
Conecte seus itens a essas categorias e, em seguida, priorize dentro da categoria. Isso é especialmente útil se você tiver muitas pequenas coisas para fazer.
Definir prazos para tudo. Categorizar por áreas de trabalho. Categorizar por hora. Quebrar grandes tarefas. Para qualquer coisa que leve mais de um dia, divida-a em marcos diários e coloque-os na sua lista de tarefas.
Lembre-se de que o objetivo é ter um sistema simples que funcione para você. Use os métodos que tornam a priorização mais fácil para você.
Etapa 2 – Planejar
Agora que você tem sua lista de tarefas priorizadas, é hora de planejar como você a completará da maneira mais eficiente e eficaz possível.
Time Box Your Tasks
Pense no tempo como um recurso flexível que se expande ou contrai com base nos limites que você define. E se a sua primeira tarefa consumir mais do que o esperado? Para impedir que isso aconteça, você pode planejar uma caixa de tempo para cada tarefa. Depois de chegar ao final dessa caixa, você decide se continua expandindo o limite de tempo ou adia a conclusão para o dia seguinte.
Por exemplo, você pode decidir que o mais importante hoje é terminar de escrever uma cópia para sua página de destino. Então, você reserva duas horas para fazê-lo pela manhã. No final dessas duas horas, você ainda não terminou. Você ficou preso nos detalhes ou refinou a redação, e isso levará pelo menos mais uma hora.
Você pode olhar para a hora e sua lista e decidir terminar sua cópia como a primeira prioridade amanhã, quando sua mente puder se concentrar com energia renovada. Em seguida, continue com o próximo item da sua lista.
Encontre seus ritmos naturais
Cada um de nós tem horários do dia em que é mais produtivo. Você também pode ter um determinado momento em que é melhor na solução de problemas ou na comunicação com outras pessoas. Tente agendar tarefas durante esses horários ideais do dia.
Talvez a sua hora mais criativa do dia seja tarde da manhã. Nesse caso, programe tarefas como a criação de conteúdo por uma ou duas horas antes do almoço. Se você é mais social no final da tarde, defina esse horário para escrever e-mails importantes ou realizar reuniões.
Plano de interrupções
Não importa o quão bem você planeje, é provável que algumas coisas demorem mais do que você pensava. Pode haver interrupções ou problemas com os quais você não antecipou que precisa lidar imediatamente. Para permitir o inesperado, você precisa preencher sua agenda de tarefas com blocos de tempo extras.
Mesmo que as coisas não demorem mais que o esperado, o preenchimento de sua programação ainda tem uma vantagem. Seu trabalho será concluído mais rapidamente do que o previsto, o que significa que você pode terminar o seu dia mais cedo ou começar as tarefas de amanhã.
Para planejar interrupções, tente o seguinte:
Superestimar: ao definir limites de tempo para os itens da sua lista, superestime o tempo necessário para completá-los. Não agende uma manhã ou tarde muito apertada ou você estará sob pressão constante e inevitavelmente começará a ficar para trás. E se você estiver sempre atrasado, acabará voltando àquela esteira de sempre tentar se atualizar.
Parada: adicione um parada de tempo em sua programação entre blocos de trabalho. Por exemplo, se você estiver dividindo seu tempo em blocos de 2 horas, programe em um parada de 20 a 30 minutos, sem tarefa específica entre cada bloco de 2 horas.
Planeje a recuperação: Outra ideia é agendar um “horário de recuperação” específico, como antes do almoço ou no final do dia. E se você não precisar, pode usar esse tempo para fazer uma pausa.
Lembre-se também de que você sempre pode adiar um item até o dia seguinte, se ele demorar inesperadamente e precisar de uma nova mente para resolvê-lo.
Etapa 3 – Produzir
Agora que você se preparou para o sucesso, é hora de executar seus planos e produzir resultados. Você tem um calendário com suas tarefas diárias e também com agendamentos. Siga e cuide de cada tarefa, usando a parada e o tempo de recuperação conforme necessário.
Uma observação sobre o tempo de parada: deve ser usado como último recurso. Não perca esse tempo só porque você o marcou na sua agenda. Haverá ocasiões em que você realmente precisa. Se você não precisar, use o tempo efetivamente para realizar mais trabalhos ou recuperar sua energia.
À medida que você percorre todos os dias e cuida da sua lista de tarefas, várias coisas podem enganá-la ou distraí-la de suas prioridades. Aqui estão algumas práticas recomendadas para mantê-la no caminho certo:
Veja o relógio
Fique de olho no tempo para não atropelar suas atribuições. A melhor maneira de fazer isso é usar um timer.
Isso é necessário? Teste
Antes de iniciar cada tarefa, pergunte-se se é realmente necessário. É algo que o ajudará a alcançar um objetivo específico? É algo que você pode delegar para outra pessoa ou automatizar? Tente eliminar as tarefas antes de iniciá-las, especialmente se é algo que você ainda não planejava fazer e que surgiu inesperadamente.
Evitar distrações de mídias
Organize seu ambiente de trabalho para que não haja distrações com eletrônicos. Desative as notificações do telefone e fique fora das mídias sociais.
Não seja perfeccionista
Às vezes, quando você está focada em fazer as coisas, o perfeccionismo pode impedi-la. Tente desligar a voz na parte de trás da cabeça e lembre-se de que você sempre pode voltar mais tarde e ajustar ou editar. Sempre há algo que pode ser aprimorado, portanto, aponte para “bom o suficiente” em vez de perfeito
Procure Atalhos
Sempre procure atalhos que você possa usar, como modelos ou automações.
Conclusão
Com uma abordagem sistemática, essas três estratégias simples de gerenciamento de tempo você terá tudo o que precisa com tempo de sobra. Não há mais sensação de que o tempo está passando e você está parada no mesmo nível, não chegando a lugar algum nos seus negócios.
Você é uma mãe incrível e tá tudo bem não conseguir conciliar 100% maternidade e trabalho. Seja flexível com você, afinal quando começou à empreender esse foi um dos objetivos 😉
Aqui vai algumas dicas Bônus
Agora que você está atenta às estratégias de gerenciamento de tempo, separei algumas dicas bônus.
Etapas da ação:
Comece esclarecendo suas metas de negócios:
Revise suas metas de negócios atuais e anote-as em seu Guia de ação, dividindo-as com base em curto e longo prazo.
Defina metas e prazos específicos para cada objetivo.
Quais problemas atuais de gerenciamento de tempo você está enfrentando?
Identifique as áreas em que você está perdendo tempo,
Observe por que você acha que isso é um problema
Destaque os problemas que você deseja focar na resolução.
Crie sua lista de tarefas no seu Guia de ação ou na ferramenta de sua escolha, como um bloco de papel, planejador ou caderno digital (como o Evernote).
Comece com uma lista completa
Escolha a única coisa que você fará hoje, se pudesse fazer uma
Olhe para a sua lista e pergunte-se o que lhe trará a maior renda com o menor esforço. Mova isso para cima na sua lista.
Percorra sua lista novamente e procure itens que você pode remover ou delegar.
Como você gerencia seu tempo? Compartilhe suas experiências nos comentários.
VEJA MAIS: Nicho de mercado: o que é, tipos e como definir um para sua empresa
VEJA MAIS: Coluna Mãe Business: conteúdo para mães empreendedoras
Tatiana Tauil | Mãe Business
? Mãe Empreendedora – Ajudo mães a terem sua própria empresa ?
?Administradora por formação, empreendedora por paixão ?
Sejam Bem-Vindas Mamães!! Quero poder ajudar você MÃE a sair da INÉRCIA! Dar aquele “empurrão” para tirar o sonho do papel, até mesmo dar aquela guinada na sua empresa.
*Conteúdo de responsabilidade do autor.
